Manajemen Proyek

HAND OUT KULIAH

MANAJEMEN PROYEK

I.             PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Timbulnya Proyek:

-   Pembangunan (Pemerintah)

-   Permintaan Pasar

-   Penelitian dan Pengembangan

-   Perusahaan (Peningkatan Kualitas dan Kuantitas)

1.2  Definisi Proyek:

(a)          Merupakan gabungan dari berbagai sumberdaya yang dihimpun dalam suatu wadah organisasi sementara, untuk mencapai suatu sasaran tertentu (D. I. Cleland dan W.R. King, 1987)

(b)          Suatu kegiatan yang berlangsung dalam jangka waktu tertentu, dengan alokasi sumberdaya yang terbatas dan dimaksudkan untuk melaksanakan suatu tugas yang telah digariskan (suharto, I, 1990)

         PROYEK MERUPAKAN USAHA YANG BERSIFAT SEKALI WAKTU. CONTOH:    

-   MEMBANGUN FASILITAS YANG BARU

-   MEMPERBAIKI FASILITAS YANG BARU

-   KEGIATAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN

Kegiatan Proyek vs Kegiatan Operasional

Kegiatan Proyek

Kegiatan Operasional

1. Bersifat Dinamis 2. Berlangsung hanya dalam kurun     waktu terbatas (siklusnya pendek) 3. Dalam kurun waktu tsb intensitas     kegiatan berbeda-beda 4. Kegiatan harus diselelsaikan     sesuai dana dan waktu yang     ditentukan 5. Menyangkut bermacam-macam     kegiatan (tenaga kerja terspesiali-     sasi) 6. Diperlukan tanggung jawab     vertikal dan horizontal 7. Contoh: Pembangunan pabrik/ rumah, penelitian dan pengembang-an produk.

1. Bersifat Rutin 2. Berlangsung terus menerus     (jangka panjang) 3. Intensitas kegiatan relatif sama 4. Batasan tidak setajam proyek,     hanya diatur dalam anggaran      tahunan 5. Tidak terlalu banyak macam     kegiatannya 6. Penekanan pada jalur vertikal 7. Contoh: Pekerjaan administrasi kantor, pabrik, denagn produk bersifat standar.

1.3 UKURAN PROYEK DITENTUKAN OLEH:

-       Jumlah tenaga yang terlibat

-       Jumlah waktu yang diperlukan

-       Jumlah biaya yang diperlukan

-       Macam kegiatan

-       Macam dan jumlah hubungan antar kegiatan dalam proyek

-       Macam dan jumlah hubungan antara kegiatan di dalam proyek dengan pihak luar

1.4   MACAM PROYEK

1.    Proyek Kapital

2.    Proyek Pengembangan Produk Baru

3.    Proyek Penelitian dan Pengembangan

4.    Proyek Sistem Informasi

5.    Proyek yang berkaitan dengan manajemen Perusahaan

1.5 SIKLUS PROYEK:

1. Konseptualisasi:
2. Pendefinisian Proyek
3. Penyusunan dan Pengorganisasian
4. Pelaksanaan Proyek
5. Penyelesaian

CONTOH KEGIATAN DALAM PROYEK ENGINEERING-MANUFACTURE

1. Konseptualisasi: Perumusan gagasan, kerangka acuan, studi kelayakan, indikasi dimensi lingkup proyek, indikasi biaya dan jadual.
2. Pendefinisian: Pendalaman persoalan, pembuatan jadual induk dan anggaran, penyusunan strategi, pembelian awal.
3. Desain dan engineering:  Analisis fungsi dan desain engineering, desain engineering terinci dan pengembangan produk.
4. Pengembangan dan integrasi sistem: Studi integrasi fasilitas dan alat.
5. Pembuatan prototype: Membuat protipe dan testing
6. Manufaktur dan Produksi: Pembelian material dan alat, fabrikasi komponen produk.
7. Perakitan dan instalasi: Merakit, menginstal, tes, inspeksi, uji coba sebelum diserahkan kepada pemesan.

1.6 PENGELOLAAN PROYEK:

1. Mengadakan dan mendorong arus kegiatan horizontal, baik dengan departemen fungsional di dalam organisasi perusahaan ataupun diluar perusahaan.
2. Menetapkan integrator yang dikembangkan menjadi penanggung jawab tunggal.

Contoh; Manajer proyek, yang berfungsi sebagai:

-       Pusat sumber informasi bagi masalah yang berkaitan dengan pelaksanaan proyek

-       Melakukan koordinasi dan usaha-usaha tindak lanjut antar departemen fungsional dan organisasi proyek

-       Integrator dan pendorong agar kegiatan-kegiatan dilakukan sesuai kepentingan dan sasaran proyek

-       Accountability terhadap pelaksanaan kegiatan proyek.

3. Memadukan perencanaan dan pengendalian

      

 

MANAJEMEN PROYEK

1.7 SASARAN DAN KENDALA PROYEK:

1. Anggaran
2. Jadual
3. Mutu

 

MANAJEMEN PROYEK

1.8 LATAR BELAKANG DAN PEMIKIRAN TIMBULNYA MANAJEMEN

PROYEK

-       Manajemen Klasik

-       Pendekatan Sistem                                   MANAJEMEN PROYEK

-       Pendekatan Kontingensi                                     (Mengelola kegiatan dinamis)

(Situasional)

1.9  DEFINISI MANAJEMEN PROYEK:

Merupakan kegiatan merencanakan, mengorganisir, memimpin, dan mengendalikan sumberdaya perusahaan untuk mencapai sasaran jangka pendek yang telah ditentukan, dengan menggunakan pendekatan sistem dan hirarki vertikal maupun horizontal.

II.           PERENCANAAN PROYEK

2.1 FUNGSI PERENCANAAN

Perencanaan: Proses peletakan dasar tujuan dan sasaran termasuk

    penyiapan segala sumberdaya untuk mencapainya.

Tujuan Perencanaan:

-       Memberi pegangan bagi pelaksana mengenai alokasi sumberdaya untuk melaksanakan kegiatan

-       Sarana komunikasi bagi semua pihak penyelenggara proyek

-       Dasar pengaturan alokasi sumberdaya

-       Pendorong para perencana dan pelaksana melihat ke depan dan menyadari pentingnya unsur waktu

-       Pegangan dan tolok ukur fungsi pengendalian

Unsur-unsur Perencanaan:

1. Jadual
2. Prakiraan/peramalan
3. Sasaran
4. Kebijakan dan prosedur
5. Anggaran

Hirarki Perencanaan:

 

 

2.2 JENIS PERENCANAAN PROYEK

Berdasarkan lingkupnya:

1.    Perencanaan Strategis: Policy untuk mencapai sasaran dan tujuan

2.    Perencanaan Operasional: Rencana terinci yang menjabarkan perencanaan strategi, terdiri atas:

§  Perencanaan lingkup kerja

§  Rancangan organisasi proyek

§  Rencana jadual kegiatan

§  Perkiraan biaya/anggaran

§  Proyeksi kebutuhan tenaga kerja

STRUKTUR RINCIAN LINGKUP KERJA (SRK)

Merupakan paket kerja, sebagai SRK terkecil memenuhi sifat-sifat:

-       Dapat dikelola sebagai satuan unit kerja

-       Dapat diberi kode identifikasi, seperti kode akuntansi biaya

-       Dapat direncanakan jadual pelaksanaan dan anggarannya

-       Mudah diukur kemajuan pelaksanaan serta pemakaian biaya

-       Dapat dikaji kualitas kerja dan hasil akhirnya

-       Bila diintegrasikan dengan SRK yang lain akan menjadi lingkup proyek  secara keseluruhan.

Macam Struktur Lingkup Kerja:

- Berdasarkan fasilitas yang hendak dibangun

- Berdasarkan penjabaran lingkup kerja

- Berdasarkan sistem  atau produk

- Berdasarkan kombinasi antara sistem dan produk

Contoh pembuatan SRK:

Tingkat 1 : Lingkup proyek seutuhnya

               2 : Unit utama dan pendukung

               3 : Diuraikan menjadi sub unit

               4 : Bagian-bagian dari sub unit (dapat  pula dibagi berdasarkan

        lokasi /area)

          ≤ 5 :  Menurut kode akuntansi, macam pekerjaan s/d paket kerja 

PERENCANAAN PROYEK:

1. Perencanaan Sumberdaya
2. Perencanaan Biaya
3. Perencanaan Kegiatan Kerja

2.3 PERENCANAAN KEGIATAN KERJA

Merupakan perencanaan untuk memperkirakan jumlah kegiatan dan kompleksitas proyek               Jadual.

Pendekatan/metoda Perencanaan Kegiatan Kerja:

1. Bagan Balok (Bar Chart)
2. Analisis Jaringan Kerja (Network Analysis)

METODA BAGAN BALOK

• Merupakan metoda penyusunan jadual dengan tujuan mengidentifikasi unsur waktu dalam merencanakan sutau kegiatan yang terdiri dari waktu mulai, akhir, dan saat pelaporan.

• Ditemukan oleh H.L. Gantt, sehingga disebut juga Gantt Bar Chart

• Keuntungan menggunakan bagan balok:

o   Sederhana, mudah dibuat dan dipahami, sehingga sangat bermanfaat sebagai alat komunikasi dalam penyelenggaraan proyek.

o   Dapat menggambarkan jadual sutau kegiatan dan eknyataan kemajuan sesungguhnya pada saat pelaporan

o   Bila digabungkan dengan metoda lain dapat dipakai pada saat pelaporan

• Kelemahan bagan balok

o   Tidak menunjukkan secara spesifik hubungan ketergantungan antara satu kegiatan dan kegiatan yang lain, sehingga sulit untuk mengetahui dampak yang diakibatkan oleh keterlambatan satu kegiatan terhadap jadual keseluruhan proyek.

o   Sulit mengadakan penyesuaian atau perbaikan/pembaharuan bila diperlukan, karena pada umumnya ini berarti membuat bagan balok baru.

LANGKAH-LANGKAH MENYUSUN BAGAN BALOK

1. Pecah proyek menjadi sejumlah kegiatan yang jadual pelaksanaannya akan ditentukan (urutan kegiatan)
2. Tentukan perkiraan waktu permulaan dan akhir bagi pelaksanaan masing-masing kegiatan dan kegiatan pendahuluan
3. Susun koordinat X dan Y:

o   Pada sumbu X (vertical) dicatat pekerjaan atau elemen/paket kerja dari hasil penguraian lingkup sutau proyek, dan dilukiskan sebagai balok.

o   Pada sumbu Y (horizontal) ditulis satuan waktu (hari/minggu/bulan)

o   Perhatikan urutan kegiatan (point 2) untuk menentukan letak balok.

4. Pada saat pelaporan, beri tanda sejauh mana penyelesaian masing-masing kegiatan

TONGGAK KEMAJUAN (MILESTONE) DAN JADUAL INDUK:

-       Tonggak kemajuan adalah even yang mempunyai fungsi kunci dilihat dari pencapai keberhasilan proyek dari segi jadual, dengan cara menandai waktu mulai atau akhir dari sutau kegiatan penting, yang bila terlambat akan berdampak negatif cukup besar, misal:

o   Penyelesaian pembuatan dermaga barang pada proyek pembangunan pabrik pupuk di suatu pulau

o   Penandatanganan kontrak

o   Pembuatan pondasi

o   Penyerahan peralatan utama

-       Jadual induk terdiri atas milestone-milestone (20 s/d 50)

Contoh:

Tabel Urutan dan Waktu Kegiatan

Perencanaan

Kegiatan                      Waktu yang diperlukan           Kegiatan pendahuluan                                                  (hari)

A                                                 10                                               - B                                                 10                                               - C                                                   5                                               -  D                                                 10                                               A E                                                   5                                               B

  Kegiatan

                       

                               A

 

                          B

 

                C

    

 D

 

E

 

           

       0         2       4         6        8       10      12      14     16     18     20       22  waktu (hari)

Gambar Bagan Balok

Pelaporan hari ke 11:

Tabel Urutan dan Waktu Kegiatan

Perencanaan

Kegiatan             Mulai      Waktu yang diperlukan       Kegiatan pendahuluan                         kegiatan                 (hari)

A                 Tepat waktu                 10                                               - B                 Terlambat 1 hari          11                                               - C                 Terlambat 1 hari            5                                               -  D                 Tepat waktu                   -                                                A E                 Terlamabat 2 hari          -                                                B

  Kegiatan

                        

                               A

 

                          B

 

                C

 

    

                                             D

 

e

 

           

       0         2       4         6        8       10      12      14     16     18     20       22  waktu (hari)

Keterangan:

      Garis pelaksanaan

      Garis rencana

ANALISIS JARINGAN KERJA (NETWORK ANALYSIS)

-       Merupakan gambaran grafis terperinci yang memperlihatkan hubungan ketergantungan antara aktifitas proyek serta tahapan-tahapan peristiwa yang harus dilalui.

-       Latar belakang penggunaan: merupakan penyempurnaan dari metoda bagan balok, karena dapat menjawab:

·         Berapa lama perkiraan kurun waktu penyelesaian proyek

·         Kegiatan-kegiatan mana yang bersifat kritis dalam hubungannya dengan penyelesaian proyek

·         Bila terjadi keterlambatan dalam pelaksanaan kegiatan tertentu, bagaimana pengaruhnya terhadap sasaran jadual penyelesaian proyek secara menyeluruh

-       Guna jaringan kerja:

·         Untuk menyusun urutan kegiatan proyek yang memiliki sejumlah besar komponen dengan hubungan ketergantungan yang kompleks

·         Untuk membuat perkiraan jadual proyek yang paling ekonomis

·         Mengusahakan fluktuasi minimal penggunaan sumberdaya

-       Sistematika penyusunan jaringan:

1. Merumuskan dan menyusun urutan kegiatan
2. Memperkirakan waktu yang diperlukan untuk masing-masing kegiatan
3. Mengidentifikasi jalur kritis dalam jaringan kerja
4. Menganalisis jadual yang ekonomis
5. Alokasi sumberdaya

METODA JARINGAN KERJA (NETWORK)

-       Berdasarkan waktu kegiatan
* Metoda Critical Path Method (CPM)

* Metoda Program Evaluation and Review Technique (PERT)

-       Berdasarkan alur kegiatan (lambang yang digunakan):

* Activity On Arrow (AOA)            PERT DAN CPM

     *  Activity On Node (AON)             PDM (Precedence Diagram Method)

PEMBUATAN JARINGAN KERJA (NETWORK)

1.    Mengidentifikasi dan merumuskan kegiatan

            - Lingkup kerja proyek

            - Sasaran proyek

            - Sumberdaya proyek

            - Hubugan antar kegiatan/sub kegiatan

Batas/definisi yang erat hubungannya dengan analisis jaringan kerja adalah sbb:

• Kegiatan (activity) merupakan bagian dari lingkup proyek yang memiliki waktu awal dan akhir, sehingga untuk melaksanakannya memerlukan sumberdaya (waktu, uang, tenaga, dll)
• Jaringan kerja (network) merupakan grafik yang menggambarkan urutan kegiatan-kegiatan proyek, termasuk hubungan yang satu dengan yang lain.
• Kejadian (even) merupakan tanda selesainya satu atau lebih kegiatan
• Jalur (path) merupakan garis yang menghubungkan kegiatan pada jaringan kerja
• Jalur kritis (critical path) merupakan jalur yang terdiri dari kegiatan-kegiatan yang bila terlambat akan mengakibatkan keterlambatan penyelesaian proyek

Contoh lingkup proyek yang dipecah menjadi komponen dan urutan kegiatannya:

Tabel 1.  Urutan Kegiatan Proyek

PROYEK PENGADAAN GENERATOR LISTRIK

Nama kegaiatan                                                    Kegiatan yang manedahuluai

a. Membuat spesifikasi dan kriteria                                              - b. Pabrikasi generator                                                                   a c. Desain pondasi                                                                          a d. Merekrut operator dan mekanik                                               a e. Membeli material                                                                        c f.  Inspeksi da uji coba di pabrik pembuat                                   b g. Melatih operator dan mekanik                                                  b, d h. Membuat pondasi                                                                      e i.  Tranport dari pabrik ke lokasi proyek                                      f j.  Memasang dan start-up                                                             g,h,i

SIMBOL-SIMBOL DALAM NETWORK

           Anak panah (arrow), menyatakan sebuah kegiatan/aktivitas (yang

memerlukan jangka waktu tertentu) dalam pemakaian sejumlah

sumberdaya

O        Lingkaran kecil (node), menyatakan sebuah kejadian atau peristiwa

     (even).  Kejadian di sini didefinisikan sebagai ujung atau pertemuan  

     dari satu atau beberapa kegiatan

           Anak panah terputus-putus, menyatakan kegiatan semu (dummy)

yang berguna untuk membatasi mulainya kegiatan.  Dummy tidak

mempunyai jangka waktu tertentu karena tidak menghabiskan sumberdaya

Asumsi-asumsi dalam Network:

• Jika kegiatan A harus diselesaikan dahulu sebelum kegiatan B dapat dimulai, maka hubungan antara kedua kegiatan tersebut adalah:

 

    A                        B

• Jika kegiatan C,D, dan E harus selesai sebelum kegiatan F dapat dimulai, maka:

 

                                        C

    D                        F

 

                                        

                                       E

• Jika kegiatan G dan H harus selesai sebelum kegiatan I dan J, maka:

 

                          G                  I

 

                         H                    J

 

• Jika kegiatan K dan L harus selesai sebelum kegiatan M dimulai, tetapi kegiatan N sudah boleh dimulai bila kegiatan L sudah selesai, maka:

                             K                           M                     

 

                                 L                          N    

 

• Jika kegiatan P,Q, dan R mulai dan selesai pada lingkaran kejadian yang sama, maka kita tidak boleh menggambarkan sbb:

                                        

                                         P    

                               

                                         Q

                                         R

                                       

         Tetapi:

                                                                                                          P

                           P                                                                            Q                

                              Q                           Atau  

                           R                                                                             R

                                                             

 

Aturan Dasar Jaringan:

1.    Diantara dua even yang sama hanya boleh digambarkan satu anak panah, panjang dan kemiringannya tidak punya arti penting

2.    Nama suatu aktivitas dinyatakan dengan huruf/nomor event

3.    Aktivitas harus mengalir dari event bernomor rendah ke tinggi

4.    Diagram hanya memiliki 1 initial event dan 1 terminal event

5.    Sebelum aktivitas dimulai, maka seluruh aktivitas pendahulunya harus sudah selesai.

Contoh Network (berdasarkan Tabel 1)

                                        

                                                       f

 

                                 b                                                  i

               a                      d                         g                               j

 

                               c                                             h

                                                       

                                                            e

2.  Estimasi Waktu Penyelesian Proyek

-       Ditentukan oleh tim proyek berdasarkan konsensus bersama antar anggota tim atau pengalaman proyek sejenis

-       Dua pendekatan estimasi:

(a)     Menggunakan 3 nilai : Optimistik (a), Umum (m), dan 

         Pesimistik (b)            PERT

Te = (a + 4m + b)/ 6     

Dimana:    Te = Taksiran waktu

                      V = variansi

V = ((b-a )/ 6)²  untuk 0 dan 100%

                     Atau

V = ((b-a) / 3,2) ²  untuk 5% (tingkat kepercayaan 95%)

            Contoh:

Kode aktivitas	Aktivitas pendahulu	Taksiran waktu penyelesaian (bln)
		Optimistik        (a)	Umum    (m)	Pesimistik     (b)	Te
A B C D E F G H I J K L	- - - A A B C D B,G H E,F I	1 2 3 2 2 1 1 1 4 1 5 1	2 3 4 4 3 3 4 3 4 3 7       1	3 4 5 6 10 5 7 11 4 11 15 1	2 3 4 4 4 3 4 4 4 4 8 1

3.  Mengidentifikasi Jalur Kritis

Lintasan Kritis  = Max. V

Contoh:

Kode aktivitas	Aktivitas pendahulu	Taksiran waktu penyelesaian (bln)
		Optimistik        (a)	Umum    (m)	Pesimistik     (b)	Te	V
A B C D E F G H I J K L	- - - A A B C D B,G H E,F              I	1 2 3 2 2 1 1 1 4 1 5        1	2 3 4 4 3 3 4 3 4 3 7     1	3 4 5 6 10 5 7 11 4 11 15         1	2 3 4 4 4 3 4 4 4 4 8     1	0,39 0,39 0,39 1,56 6,25 1,56 3,52 9,77 - 9,77 9,77 -

           

Lintasan kritis:

1. A-D-H-J ;   V_ADHJ = V_A + V_D + V_H + V_J

                                    = 0,39 + 1,56 + 9,77 + 9,77

                                    = 21,49          

2. A-E-K;        V_AEK  = V_A + V_E+ V_K

                                    =  0,39 + 6,25 + 9,77

                                    = 16,41

3.B-F-K;          V_BFK = V_B + V_F + V_K

                                    = 0,39 + 1,56 + 9,77

                                    = 11,72

Lintasan kritis adalah ADHJ karena nilai V-nya paling besar

(b)  menggunakan 1 nilai waktu, digunakan untuk proyek yang sudah ada waktu rata-rata (waktu baku)             CPM

4.  Menganalisis jadual penyelesaian proyek

Notasi Yang Digunakan:

TE = Saat tercepat terjadinya event

TL = Saat paling lambat terjadinya event

ES = Saat tercepat dimulainya aktivitas

EF = Saat tercepat selesainya aktivitas

LS = Saat paling lambat dimulainya aktivitas

LF = Saat paling lambat diselesaikannya aktivitas

  t  = waktu yang diperlukan untuk sutau aktivitas hari/waktu) 

  S = Total slack/total float

SF = Free slack/free float

Asumsi Yang Berlaku

1. Proyek hanya memiliki satu initial event dan satu terminal event
2. Saat tercepat terjadninya initial event adalah hari ke nol
3. Saat paling lambat terjadinya terminal event adala TL=TE untuk event ini.

Lingkaran kejadian (event) dibagi atas 3 bagian:

 

                                    a = Ruang untuk nomor event

                                    b = Ruang untuk menunjukkan saat paling cepat 

       terjadinya event (TE), yang juga merupakan hasil

       perhitungan maju

                                    c = Ruang untuk menunjukkan saat paling lambat

       terjadinya event (TL) yang juga merupakan hasil

       perhitungan mundur

Cara Perhitungan

(1)  Perhitungan Maju

-       Saat tercepat terjadinya initial event ditentukan pada hari ke nol, sehingga berlaku TE = 0, kecuali jika proyek dependent terhadap proyek lain.

-       Jika initial event terjadi pada hari ke nol, maka:

ES (i,j) = TE (j) = 0

EF (i,j) = ES (i,j) + t (i,j)

             = TE (i) + t (i,j)

 

-       Event yang menggabungkan beberapa aktivitas disebut Merge event

 

EF (i₁,J)

EF (i₁,J)

 

EF (i₁,J)

 

Sebuah event hanya dapat terjadi jika aktivitas-aktivitas yang mendahuluinya telah selesai, maka saat peling cepat terjadinya sebuah event sama dengan nilai terbesar dari saat tercepat untuk menyelesaikan aktivitas-aktivitas yang berakhir pada event tersebut.

            TE = max [EF(i₁,j), EF(i₂,j),....., EF (i_n,j)]

(2) Perhitungan Mundur

-       Pada terminal event berlaku TL = TE

-       Saat paling lambat untuk memulai suatu aktivitas sama dengan saat paling lambat untuk menyelesaikan aktivitas itu dikurangi dengan waktu aktivitas tersebut

LS (i,j) = LF - t

LF (i,j) = TL, dimana TL = TE

Maka 

LS (i,j) =  TL (i) - t (i,j)

 

 

                                     (i,j)

-       Event yang mengeluarkan beberapa aktivitas disebut Burst event

 

EF (i₁,J)

EF (i₁,J)

EF (i₁,J)

 

   Saat paling lambat terajadinya sebuah event sama dengan nilai terkecil dari saat-saat paling lambat untuk memulau aktivitas-aktivitas yang bermula dari event tersebut.

            TL(i) = min [(LS (i,j₁) , LS (i,j₂), ......, LS (i,j_n)] 

 III. ORGANISASI DAN PENYUSUNAN TIM PROYEK

3.1 FUNGSI ORGANISASI PROYEK

a.    Merupakan sarana, tempat tim bekerja sama

b.    Merupakan pusat pengaturan tentang kerjasama dilaksanakan

c.    Merupakan pusat pembagian pekerjaan

d.    Merupakan pusat pembagian wewenang dan tanggung jawab

  

3.2 Struktur Organisasi

Dasar: Pendekatan Kontingensi (situasional), yaitu berdasarkan:

1. Strategi
2. Teknologi
3. Lingkungan tempat beroperasi
4. Karakteristik anggota

Jenis Struktur Organisasi:

1.    Organisasi proyek fungsional (OPF)

2.    Organisasi proyek koordinator (OPK)

3.    Organisasi proyek murni (OPMi)

4.    Organisasi proyek matriks (OPM)

STRUKTUR ORGANISASI PROYEK

Jenis Struktur	Definisi	Pimpinan	Kelebihan	Kelemahan	Contoh
OPF	Organisasi dimana lingkup kegiatan dise-rahkan pada kegiatan fungsional	Manajer lini	Dikerjakan oleh ahlinya	Tidak ada pengaturan terhadap arus hori-zontal dan tidak ada penanggung jawab tunggal	Organisasi dengan struktur fungsional yang kemudian menangani suatu proyek
OPK	Varian dari OPF tapi lebih maju karena lebih ter-koordinir	Koordinator proyek	Pekerjaan proyek lebih terkoordinir	Kepemimpinan tidak efektif	s.d.a
OPMi	Organisiai dimana proyek terpisah dan sejajar dengan divisi pada perusahaan	Pimpinan Proyek	Lebih egektif karena memiliki otoritas yang tinggi	Mahal dan tidak efisien	Proyek dengan efektivitas tinggi
OPM	Merupakan gabungan daro OPMi dan OPF	Tanggung jawab proyek ada pada Pimpro, tapi keputusan tentang pekerjaan dan personil ada pada bagian fungsional.	Dengan tanggung jawab tunggal maka kepentingan proyek terjaga, spesialisasi tetap terjaga, dan lebih efisien	Struktur organisasi kompleks, banyak organisasi peserta dan pendukung, arus kegiatan multi arah	Proyek dengan efisiensi tinggi

3.3 MENYUSUN TIM PROYEK

Tim Proyek:

-       Semua pihak yang secara aktif ikut menangani penyelenggaraan proyek.

-       Tim inti dan organisasi fungsional pendukung proyek yang dipimpin secara vertikal oleh manajer fungsional dan dikoordinasikan secara horizontal oleh manajer proyek yang bertugas mengurus dan bertanggung jawab atas pelaksanaan pekerjaan di lapangan dan di kantor pusat proyek.

Tim Inti Proyek:     Organisasi yang dibentuk khusus untuk secara penuh

bertugas menyelenggarakan pekerjaan proyek yang dipimpin oleh manajer/ pimpinan proyek.

Fungsi Tim Inti:

-       Memadukan kegiatan-kegiatan proyek, baik kegiatan oleh bidang fungsional perusahaan ybs atau oleh sub-kontraktor dan rekanan.

-       Melakukan komunikasi dan sumber informasi ke dalam perusahaan ybs atau ke luar, seperti dengan pihak pemilik proyek dan organisasi operasi.

-       Sebagai pusat kegiatan perencanaan dan pengendalian dalam aspek biaya, jadual, dan mutu.

Faktor yang menentukan besarnya Tim Inti:

* Besar kecilnya ukuran lingkup kerja proyek

* Kompleksitas kegiatan proyek

* Macam kontrak

* Keinginan tim pemilik

* Faktor geografis dan komunikasi antara lokasi proyek dan kantor pusat

* Adanya kepentingan khusus dari perusahaan

Kriteria yang disarankan (R.D. Archibald, 1976):

• Mereka yang berurusan dengan aspek-aspek manajemen di proyek
• Mereka yang diperlukan full time sekurang-kurangnya 6 bulan berturut-turut oleh tim inti
• Mereka yang sifat pekerjaannya memerlukan selalu dekat berhubungan dengan manajer/pimpinan proyek atau dengan tim inti lain.
• Mereka yang tidak dapat diawasi dan dikendalikan dengan baik karena sebab-sebab jarak dan geografis atau pertimbangan-pertimbangan organisasi.

Contoh:        Proyek pembangunan industri berukuran sedang dan besar di

negara berkembang dan lokasi terpencil, terdiri dari:

1.    Pimpinan/manajer proyek

2.    Ahli perencanaan dan pengendalian

3.    Manajer teknik

4.    Manajer lapangan

5.    Manajer konstruksi

6.    Ahli pengadaan material dan sub kontrak

7.    Ahli keuangan dan akuntansi

8.    Kepala administrasi, personalia, dan jasa-jasa

9.    Kepala pengawasan dan pengendalian mutu.

Personalia Tim Inti

Kualifikasi Manajer Proyek:

-       Berorientasi kuat pada pencapaian tujuan

-       Generalis dan spesialis

-       Bergairah menghadapi tantangan

-       Menguasai aspek ”hubungan antar manusia”

-       Kekuasaan berasal dari keahlian (expert power) dan referent power.

III.           PERCEPATAN WAKTU DAN PERUBAHAN ONGKOS PROYEK

TUJUAN:

Mempercepat  waktu proyek pada lintasan kritis dengan perubahan ongkos sekecil mungkin.

Ongkos Baru: (Ongkos pada penjadualan sebelumnya) + (Ongkos

    penekanan waktu pada lintasan kritis dengan kemiringan

    terkecil)

                        Cc – Cn

Kemiringan:

                        Dn – Dc

 Dimana:

Cc = Biaya dipercepat

Cn = Biaya normal

Dc = Ongkos dipercepat

Dn = Ongkos normal

CONTOH KASUS

Aktivitas (i,j)	Normal		Dipercepat
	Durasi	Ongkos	Durasi	Ongkos
(1,2) (1,3) (2,4) (2,5) (3,4) (4,5)	8 4 2 10 5 3	100 150 50 100 100 80	6 2 1 5 1 1	200 350 90 400 200 100

Dengan rumus kemiringan:

                        Cc – Cn

 

                        Dn – Dc

Aktivitas	Kemiringan
(1,2) (1,3) (2,4) (2,5) (3,4) (4,5)	50 100 40 60 25 10

Compressing Tahap 1:

-       Lintasan Kritis  dengan kemiringan terkecil: (1,2)

-       Jumlah penekanan maksimum: 8-6 = 2 satuan waktu (Crash Limit = CL)

-       Jumlah penekanan aktivitas kritis hingga titik percepatan (crash point) = min (SF, CL)

                =  min (1,2)

                  =  1

Sehingga penjadualan baru sbb:

-       Durasi proyek keseluruhan yang baru = 17

-       Ongkos baru = 580 + (18-17) 50 = 630

Compressing Tahap 2:

-       Lintasan Kritis  dengan kemiringan terkecil: (1,2)

-       Jumlah penekanan maksimum: 7-6 = 1 satuan waktu (Crash Limit = CL)

-       Jumlah penekanan aktivitas kritis hingga titik percepatan (crash point) = min (SF, CL)

                =  min (5,1)

                  =  1

Sehingga penjadualan baru sbb:

-       Durasi proyek keseluruhan yang baru = 16

-       Ongkos baru = 580 + (17-16) 50 = 680

Compressing Tahap 3:

-       Lintasan Kritis  dengan kemiringan terkecil: (2,5)

-       Jumlah penekanan maksimum: 10-5 = 5 satuan waktu (Crash Limit = CL)

-       Jumlah penekanan aktivitas kritis hingga titik percepatan (crash point) = min (SF, CL)

                =  min (4,5)

                  =  4

Sehingga penjadualan baru sbb:

-       Durasi proyek keseluruhan yang baru = 12

-       Ongkos baru = 680 + (16-12) 60 = 920

Compressing Tahap 4:

-       Lintasan Kritis  dengan kemiringan terkecil: (2,5) dan (4,5)

-       Crash Limit  (CL) = min [(2,5), (4,5)]

        = min [(6-5), (3-1)]

        = 1

-       SF limit                =  min [(2,5), (4,5)]

        = min (0,0)

        

                 

-       Jumlah penekanan aktivitas kritis hingga titik percepatan (crash point) = min (SF, CL)

                =  min (0,1)

                  =  1

Sehingga penjadualan baru sbb:

-       Durasi proyek keseluruhan yang baru = 11

-       Ongkos baru = 920 + (12-11)  (60+10) = 990

Karena lintasan keritis tetap (1,2,5) dan (1,3,4,5) dan crash time telah tercapai, maka waktu tidak dapat dikurangi lagi.

IV    PENGENDALIAN PROYEK

PENGENDALIAN PROYEK adalah proses memantau, mengkaji dan

   mengadakan koreksi dan membimbing agar 

    kegiatan proyek menuju ke arah sasaran yang

    telah ditentukan.

PROSES PENGENDALIAN PROYEK:

1. Menentukan sasaran yang diinginkan
2. Menentukan standar dan kriteria sebagai patokan dalam rangka mencapai sasaran
3. Merancang/menyusun sistem informasi, pemantauan dan pelaporan hasil pelaksanaan pekerjaan
4. Mengkaji dan menganalisis hasil pekerjaan terhadap standar, kriteria, dan sasaran yang telah ditentukan
5. Mengadakan tindakan perbaikan

METODA PENGENDALIAN PROYEK:

1. Identifikasi varian
2. Grafik ”S”
3. Konsep nilai hasil
4. Analisis kecenderungan dan perkiraan
5. Milestone
6. Rekayasa Nilai

PENGENDALIAN MUTU PROYEK:

1. Pengecekan dan Pengkajian;

- Dengan gambar, alat, maket/model dan perhitungan

- Untuk mengetahui bawa kriteria, spesifikasi, dan standar telah

  dipenuhi

2. Pemeriksaan/inspeksi dan uji kemampuan peralatan;

- Sewaktu menerima material, selama proses pabrikasi, instalasi, dan

   pemeriksaan akhir

3. Pengujian dan Pengambilan contoh;

-       Menguji apakah material telah memenuhi kriteria yang ditentukan. Contoh: Test destruktif / non destrukt

SUMBER: Berbagai sumber yang ada